Jak błędy w komunikacji mogą negatywnie wpłynąć na relacje?

Rok 2020

okazał się dla wielu z nas rokiem burzliwym i pełnym napięć. Niewykluczone, że relacje w pracy czy w domu zostały poddane poważnej próbie. Zostaliśmy zmuszeni, by dostosować się do innych warunków. W bardzo wielu przypadkach odsunęliśmy nasze potrzeby na drugi plan. Warto się zatrzymać i wyciągnąć wnioski z takich sytuacji, aby lepiej zrozumieć siebie i swoje reakcje podczas niekomfortowych zdarzeń.

Czy zgodzisz się z opinią, że w dzisiejszych czasach trudno jest o dobre relacje pomiędzy szefem a pracownikami?
Czy kiedykolwiek zastanawiałaś / zastanawiałeś się, dlaczego z niektórymi osobami rozumiesz się bez słów, a z innymi, mimo angażowania dużej ilości Twojej energii, nie dochodzi do porozumienia?

Być może ważny temat przekładany jest w czasie, być może pojawia się napięcie, pośpiech i frustracja, a Ty czujesz bezsilność mimo chęci i zaangażowania.

Pozwól, że opowiem Ci pewną historię…

Kilka miesięcy temu firma Marcina, w którą włożył wiele miłości, serca i pasji, zaczęła reagować na skutki zawirowań na świecie. Budował ją z nadzieją, że będzie kolejnym wielkim start-upowym jednorożcem.

Każdego dnia wprowadzał w pracy dodatkowe pomysły i zadania do wykonania. Działał bardzo szybko, oczekiwał od wszystkich zaangażowania, narzucał gorączkowe tempo, źle oceniając ilość czasu potrzebną na ich realizację. Nie tworzył żadnych planów, więc nie był w stanie nawet w przybliżeniu określić, ile faktycznie czasu będzie na to potrzebne.
Pewnego dnia zaprosił jedną ze swoich najlepszych osób z zespołu na rozmowę. To była Basia. Z poczuciem stresu weszła do biura i zauważyła u swojego szefa wyraźne podekscytowanie, ale i zdenerwowanie zarazem. Okazało się, że firma potrzebuje kampanii reklamowej, a on nie miał już na to środków. Wynajęcie profesjonalnej firmy do pomocy zbyt wiele kosztowało. Uznał więc, że Barbara, jako osoba bardzo dokładna i analityczna, będzie najlepsza do jej zaplanowania. Wiele osób z zespołu pracowało zdalnie, co powodowało że sytuacja wymykała się szefowi spod kontroli. W powietrzu czuć było coraz to większy stres i strach przed zwolnieniami. Marcin nie tak wyobrażał sobie start tego biznesu.

Basia zgodziła się przyjąć dodatkowe zadanie i zaczęła myśleć, jak się za nie zabrać. Jego realizację trzeba było przecież pogodzić z innymi obowiązkami, a do tego zależało jej, aby wykonać to doskonale, bez błędów, zadowalając każdego. Bardzo chciała być lubiana, więc rozmyślała godzinami, jak zaangażować wszystkich pracowników bez poczucia, że kogoś urazi. Czas płynął, minuty przelatywały za minutami, a dni za dniami. Basia była tak skoncentrowana na projektowaniu realizacji zadania, że niemal nie zauważała, co się dzieje wokół niej. Gdy Marcin pytał o postępy, odpowiadała, że podzieli się rezultatami swojej pracy dopiero jak ukończy projekt. Nie chciała pokazywać go, dopóki nie będzie taki, jak sobie wyobraziła: idealny i perfekcyjny. Na każde pytania szefa odpowiadała słowem „niebawem”. Niestety, jej definicja tego terminu nie była identyczna z rozumieniem szefa.

Jednak pewnego dnia, po wielu miesiącach od rozmowy z szefem, dopracowała wszystko w najdrobniejszych szczegółach i zaangażowała w to cały zespół. Ludzie pracowali zdalnie, najczęściej ze swoich domów. Angażując dużo czasu na realizację projektu, zaniedbywali rodziny, nie mieli czasu dla siebie, wykonywali zadania, a jednocześnie nie znali dokładnych oczekiwań szefa. Pojawiał się konfikt za konfliktem, płacz, łzy i rozczarowanie. Basia nie tego chciała. Liczyła na spokój i wyrozumiałość. Przecież tak to wszystko dobrze przemyślała, a telefon urywał się z kolejnymi problemami i niezadowoleniem współpracowników.

W końcu, po miesiącach przygotowań, miała wystartować kampania reklamowa. Wszyscy pracownicy odliczali dzień za dniem, godzinę za godziną do momentu, w którym efekty ich pracy miały zostać wykorzystane, a długie godziny zaangażowania przynieść spektakularne rezultaty. To był dla firmy naprawdę ważny projekt i duży krok, by opanować trudną sytuację.

Na kilka dni przed startem kampanii Marcin zaprosił Basię na rozmowę. Musiał jej to powiedzieć, otóż krótko przed prezentacją jej pomysłu pojawiła się dla niego wielka nadzieja – zatrudnił firmę, która zrealizuje kampanię szybko i tanio. Zrobił to, ponieważ stracił już nadzieję, że jego zespół kiedykolwiek ukończy ten bardzo ważny projekt. Z wielką przyjemnością przyglądał się, jak osoby za to odpowiedzialne ekspresowo zabraly się do działania, bez zbędnego, w jego miemaniu, zwlekania i planowania.
Postawa Marcina spotkała się z ogromnym niezadowoleniem pracowników. Część z nich oburzona, pod wpływem emocji złożyła wypowiedzenia. Wiele osób o wszystko obwiniło Basię, że przez jej odwlekanie straciło pracę, inni natomiast stres z pracy przenosili na relacje rodzinne. Byli też tacy, którzy starali się nakłonić szefa do zmiany zdania, ale na to było już za późno. Nie chciał ich słuchać. Nie byli w stanie przekonać Marcina, że na efekty trzeba poczekać, że pośpiech nie jest wskazany… nie zdawali sobie jednak sprawy, jaki jest stan finansowy firmy, który po prostu wisiał już na włosku. Nikt go o to nie zapytał, on też nie dzielił się raportami z biura księgowego, nie chcąc wzbudzać jeszcze większej paniki.

W rezultacie projekt okazał się kompletną porażką, nie dość, że ostatnie pieniądze zostały zainwestowane w reklamę, to nie przyniosła ona oczekiwanych skutków. Agencja z zewnątrz nie znała misji firmy, nie rozumiała wizji, a chaos, jaki panował w tamtym czasie zaburzył lojalność i determinację u członków zespołu Basi.

Czas na refleksje

Marcin bardzo żałował swojej decyzji. Zaczął zastanawiać się, co poszło nie tak. Jego biznes zamiast eksplorować i zdobywać kolejne rynki, pod wpływem chaosu eksplodował. Dlaczego, pomimo chęci każdej osoby w firmie, działania nie doprowadziły go do realizacji marzeń? Dlaczego komunikacja zawiodła?

Jak myślisz, co było główną przyczyną niepowodzenia tego przedsięwzięcia?

Być może pierwsza myśl, jaka się u Ciebie pojawiła to taka, że szef nie uprzedził pracowników o zmianie zdania, być może innym powodem było to, że nie chciał podzielić się z nimi faktyczną kondycją firmy i problemami finansowymi, z jakimi zaczęli się mierzyć w wyniku zamknięcia granic i przedsiębiorstw ich głównych klientów.

Moim zdaniem, finał tej historii miał również inną przyczynę.
Nazywam się Magdalena Wesołowska i od 10 lat jestem przedsiębiorcą, Powyższa historia nie dotyczyła mojej osoby, ale zdobywając doświadczenie i mierząc się z wyzwaniami prowadzenia biznesu, szkoląc się i edukując na temat perfekcyjnej komunikacji, mam inne spojrzenie na tę sytuację.

Zastanów się, co by było, gdyby…

  • Marcin od początku komunikował jasno, z jakimi problemami się mierzy?
  • dostosowywał swoje wymagania do sposobu pracy swojego zespołu?
  • potrafił się zorganizować oraz przejrzyście porozumiewać, dostosowując komunikat do osobowości pracowników?
  • podczas pierwszej rozmowy z Basią – osobą solidną, opanowaną i oczekującą spokoju w pracy, ustalił datę realizacji zadania?
  • do zarządzania zespołem zaangażował osobę o inicjatywnym typie zachowań, która rwie za sobą tłumy, działa szybko, dokonuje właściwego doboru kompetentnych współpracowników pod kątem każdego zadania, a Basia wspierałaby go w obszarze kontroli procedur i planowania?
  • wszyscy pracownicy działaliby jak jeden dobrze funkcjonujący organizm, bez narzekania, bez konfliktów; każdy pracując na stanowisku dopasowanym do ich talentów, potrzeb i cech osobowości?
  • cały zespół, łącznie z szefem, nabyłby umiejętność komunikacji na najwyższym poziomie? czy firma nie istniałaby nadal?

Sekret udanych relacji

Wyobraź sobie, że to wszystko działa. Marcin widząc zmiany na rynkach, zainwestował w rozwój swoich pracowników, zamiast wynajmować zewnętrzną firmę do pomocy. Przeznaczył tylko jeden dzień na planowanie i rozdzielenie obowiązków. Każdy z zespołu tak samo z determinacją wykonywał pracę, ale motywacją nie był strach, a chęć wspólnego dobra, realizacji misji. Wszyscy grali do jednej bramki i pomimo zawirowań, osiągnęli sukces, stając się numerem jeden w swojej branży.

Czy podoba Ci się nowe zakończenie tej historii?
Chciałbyś poznać metody rozwiązania tych problemów?

Marcin zmienił sposób zarządzania firmą. To doprowadziło go do sukcesu i lepszych relacji zarówno w firmie pomiędzy pracownikami, ale i relacji prywatnych. Jego zespół zaczął komunikować się zgodnie w pracy, ale również relacje rodzinne poprawiły się u każdego z nich.

Od czego zaczął?

  1. Zbadał wewnętrzną motywację każdego z pracowników. Test RMP pozwala poznać, co motywuje i napędza, a także stymuluje do działania.

Wykonując go dla siebie, odkryjesz swoje wewnętrzne potrzeby, które powinnaś / powinieneś zaspokajać, aby być efektywnym i zaangażowanym.

  1. Zorganizował szkolenie dla całej firmy na temat perfekcyjnej komunikacji.

Pomaga ono nie tylko w życiu zawodowym – w „sprzedaży siebie”, swoich pomysłów, tworzeniu kontaktów, ale także w życiu prywatnym – w nawiązywaniu i budowaniu głębokich relacji, w zarządzaniu sobą w czasie, w rozmowach z bliskimi i w zrozumieniu zachowań drugiego człowieka, a tym samym w unikaniu konfliktów – bo pozwala umiejętnie rozpoznawać typ osobowości i dopasować skutecznie formę prowadzenia rozmowy do rozmówcy.

  1. Określił misję, wizję, wartości i cele firmy.

Tym właśnie jest sekret jego sukcesu, świadomego leadera i wizjonera.

Rezultatów, do jakich dążył Marcin nie osiąga się samemu, trzeba stworzyć zespół, który będzie się wzajemnie wspierał. Przewagą konkurencyjną jest to, że nie skupiasz się na dobieraniu do zespołu jedynie ludzi podobnych do Ciebie, z którymi łatwo Ci się współpracuje, ale powinieneś otaczać się osobami będącymi Twoim uzupełnieniem, różniącymi się między sobą.  Bardzo ważne jest, aby nauczyć się z nimi rozmawiać, żeby dojść do poziomu takiej komunikacji, która zaspokoi potrzeby każdej ze stron. Dzięki takiemu podejściu do zarządzania, możesz osiągnąć sukces zarówno swój osobisty, jaki i całej organizacji. Bez celu nie zbliżycie się do siebie nigdy, podobnie jak w drużynie pierścienia, gdy wszyscy mają poczucie misji, każdy jest doceniany, wszyscy działają w jednym kierunku.

Morał z tego jest taki, że finalnie nie liczy się jedynie cel, ale sposób w jaki go osiągnąłeś – Twoja droga, to, czego się podczas niej dowiadujesz, co robisz, jak żyjesz, jakimi ludźmi się otaczasz, czy potrafisz wykorzystywać ich mocne strony, potencjały, talenty, żeby przejść ten czas przyjemnie, z obustronnymi korzyściami i rezultatami.

Pamiętajmy, na sukces składa się wiele czynników, ale żeby to właściwie przeżyć –  cel powinien być wyraźny i osiągnięty, dopiero wtedy rozstajecie się nie tylko bogatsi w doświadczenia, ale też spełnieni i szczęśliwi.

A jak jest z komunikacją i relacjami u Ciebie? Każdego dnia stajesz się coraz lepszą wersją samej / samego siebie?

Magdalena Wesołowska

Leave a Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *